Kniha jízd. A umíte jí správně vést?

Snad každý řidič firemního vozidla se s knihou jízd, v některé z jejich podob, setkal.

Tento článek se vztahuje zejména na řidiče firemních vozidel, kteří nemusejí absolvovat zdokonalování odborné způsobilosti - tedy na tzv. "referenty."

Netrapte se s firemními vozidly sami! Vše potřebné k zajištění bezpečnosti Vám rád nastavím.

• Ve vztahu k provozovaným vozidlům provedu identifikaci nebezpečí, hodnocení rizik, řízení rizik;
• správně nastavím požadavky na odbornou a zdravotní způsobilost řidičů vozidel;
• vypracuji zákonný místní provozní bezpečnostní předpis pro provoz vozidel, včetně správného nastavení požadavků na vedení knihy jízd (evidence doby řízení);
• na Vaše přání vybavím vozidla vhodnými  hasícími prostředky .

Někdo vede knihu jízd v listinné podobě, někdo si údaje zapisuje zpětně, např. do sešitu excel, jiní využívají různé GPS elektronické systémy a někdo ji nevede vůbec.

Důležité je však mít na paměti, proč knihu jízd vedeme a co vše je nutno do ní zapisovat.

Kniha jízd se většinou vede ze dvou hlavních důvodů:

1. finanční (daňové) důvody
2. bezpečnostní důvody.

Kniha jízd pro finanční (daňové) účely

K bodu 1. nutno podotknout, že pro správce daně je důležité prokázat, že vozidlo a tedy i spotřeba pohonných hmot, bylo užito pro ekonomickou činnost podnikatele. Je tedy dobré evidovat zejména datum jízdy, místo jízdy (včetně např. uvedení navštíveného klienta), ujeté km a stav čerpání pohonných hmot.

Jen bych zde podotknul, že není pravdou, jak si spousta podnikatelů (zejména OSVČ) myslí, že pokud uplatňují výdaje paušálem, že není nutné knihu jízd vést .

Zákon sice přímo nenařizuje vést knihu jízd, ale stejně musí podnikatel prokázat, že vozidlo bylo užito pro jeho ekonomickou činnost - což bez řádně vedené knihy jízd není vůbec jednoduché. 

Ale dost bylo daní a financí, pojďme k bezpečnosti.

Kniha jízd vedená pro účely bezpečnosti práce

Zde je nutno vyjasnit, že žádný právní předpis BOZP nepožaduje vedení knihy jízd. Z hlediska BOZP je nutné vést evidenci o době řízení a době čerpání bezpečnostních přestávek, což ukládá písm. c), bodu 3., přílohy 1, nařízení vlády č. 168/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce a pracovních postupů, které je zaměstnavatel povinen zajistit při provozování dopravy dopravními prostředky, v platném znění.

Pro účely bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP), tedy není nutné vést knihu jízd, ale evidenci doby řízení a doby čerpání bezpečnostních přestávek.

Nařízení vlády ve výše uvedeném ustanovení navíc upřesňuje, že evidence se vede buď v listinné formě nebo technickým zařízením, a že evidence musí být denní.

To tedy vylučuje zápis např. do dříve uvedeného sešitu excel, zpětně, např. na konci pracovního dne nebo týdne.

Pozor na technická zařízení - různé GPS systémy! 

Tato zařízení jsou sice schopna evidovat, kde se vozidlo nachází, čas jízdy, ujeté km, ale bohužel nedokáží evidovat právě onu dobu řízení. Tj. z výpisů těchto zařízení je sice patrné, že vozidlo stálo, již se však nelze dovědět, proč stálo (kolona, semafor, porucha, bezpečnostní přestávka). Výpisy těchto systémů proto často neplní požadavky výše uvedeného nařízení vlády a zaměstnavatel tak porušuje velmi důležité ustanovení.

Bezpečnostní přestávky

Jelikož jsem toto téma výše nakousl, nebylo by fér, kdybych mu v tomto článku nevěnoval alespoň trochu prostoru.

Vše řeší opět nařízení vlády č. 168/2002 Sb., ve své příloze 1, bodu 3, písm. a), b) cituji: 

"U zaměstnance, který řídí dopravní prostředek a na kterého se nevztahuje zvláštní právní předpis (řidiči "profesionálové") je zaměstnavatel povinen zajistit, aby 

1. nepřekročil maximální dobu řízení, která činí 4,5 hodiny; za dobu řízení se považuje i přerušení řízení na dobu kratší než 15 minut. Nejpozději po uplynutí maximální doby řízení musí být řízení přerušeno bezpečnostní přestávkou v trvání nejméně 30 minut, nenásleduje-li nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami nebo nepřetržitý odpočinek v týdnu. Bezpečnostní přestávka může být rozdělena do dvou částí v trvání nejméně 15 minut zařazených do doby řízení, 
2. během bezpečnostní přestávky nevykonával žádnou činnost vyplývající z jeho pracovních povinností, kromě dozoru na vozidlo a jeho náklad. Bezpečnostní přestávky a přestávky na jídlo a oddech se mohou slučovat; přestávky se neposkytují na začátku a na konci pracovní doby."

Zejména je důležité si dát pozor např. na následující situaci:

"Řidič vyjede z firmy v 6:00. Toto zapíše do knihy jízd. V 8:00 se vrátí na firmu. Sedí sám v kanceláři a vyřizuje administrativu. Pak jde na oběd. Ve 12:00 tedy opětovně usedá za volant a sráží chodce na přechodu."

Jak takový řidič prokáže, že čerpal bezpečnostní přestávku? Ještě horší varianta je, že do knihy řidič neprovede žádný záznam.

Ideální podoba knihy jízd

Aby zaměstnavatel vedením knihy jízd skutečně splnil veškeré zákonné požadavky, měla by obsahovat alespoň následující minimální údaje o každé jízdě:

1. datum jízdy;
2. čas výjezdu;
3. čas příjezdu;
4. čerpání bezpečnostních přestávek (od, do - přesný čas);
5. stav km při začátku jízdy;
6. stav km při konci jízdy;
7. počáteční místo jízdy;
8. cílové místo jízdy (+ ideálně údaj o navštívené firmě / osobě);
9. záznam o čerpání pohonných hmot (kolik l, kolik Kč).

Dále bych rád podotkl, že přístup některých zaměstnavatelů k zaměstnancům typu: "Nevedeš knihu jízd? Tvůj problém, tvá povinnost!", je rovněž velmi nesprávný.

Nařízení vlády č. 168/2002 Sb., jasně mluví o tom, že zaměstnavatel je povinen zajistit, aby zaměstnanec vedl evidenci o době řízení.

Platí zde tedy jedno ze základních ustanovení zákoníku práce, že zaměstnavatel je povinen kontrolovat dodržování opatření BOZP, mimo jiné tedy, i vedení evidence doby řízení a doby čerpání bezpečnostních přestávek.

A jak tedy OSVČ?

V případě OSVČ je nezpochybnitelná povinnost prokázat, pro daňové účely, že užití vozidla a čerpání pohonných hmot souvisí s jejich ekonomickou činností. A toto lze bez řádně vedené knihy jízd jen těžko.

Zda musí OSVČ vést i denní evidenci o době řízení a době čerpání bezpečnostních přestávek, je už trochu složitější právní problém. Osobně se však domnívám, že musejí a to z následujících důvodů.

1. písm. b), § 12, zákona č. 309/2006 Sb., v platném znění, cituji: "Na právní vztahy týkající se zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při činnosti nebo poskytování služeb mimo pracovněprávní vztahy, jde-li o fyzickou osobu, která provozuje samostatně výdělečnou činnost podle zvláštního právního předpisu (Živnostenský zákon), se vztahuje § 101 odst. 1 a 2, § 102, 104 a 105 zákoníku práce a § 2 až 11 s přihlédnutím k podmínkám vykonávané činnosti nebo poskytování služeb a jejich rozsahu."
2. § 13, zákona č. 309/2006 Sb., v platném znění, cituji: "Tam, kde se v zákoníku práce nebo v části první uvádí zaměstnavatel nebo zaměstnanec, rozumí se tím osoba uvedená v § 12."
3. odst. (2), § 102, zákona č. 262/2006 Sb., Zákoníku práce, vzpp, cituji: "Prevencí rizik se rozumí všechna opatření vyplývající z právních a ostatních předpisů k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a z opatření zaměstnavatele, která mají za cíl předcházet rizikům, odstraňovat je nebo minimalizovat působení neodstranitelných rizik."